Política de Tratamiento de la Información

1. Responsable del tratamiento

{{PENDIENTE_DATO_REAL}} S.A.S. («Inocudata»), NIT {{PENDIENTE_DATO_REAL}}, domicilio en Tunja, Boyacá, dirección {{PENDIENTE_DATO_REAL}}, teléfono {{PENDIENTE_DATO_REAL}}, correo soporte.inocudata@gmail.com.

2. Alcance y en qué calidad tratamos los datos

Esta política aplica a los datos personales que Inocudata trata como responsable: los de las personas que se registran o usan la plataforma, los contactos comerciales y los datos de facturación.

Cuando una empresa cliente carga en la plataforma datos de sus trabajadores, visitantes, proveedores o clientes, la empresa cliente es la responsable de esos datos y Inocudata actúa como encargado: los trata solo para prestar el servicio y según las instrucciones del cliente, en los términos del contrato. Las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse a la empresa cliente; si llegan a Inocudata, las trasladamos al cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informamos al titular.

3. Datos que tratamos

• Registro: nombre de la empresa, NIT, nombre completo, correo electrónico y número de celular verificado por código.
• Credenciales: la contraseña se almacena cifrada en el proveedor de identidad (Google Cloud Identity Platform) y Inocudata no puede leerla.
• Uso de la cuenta: rol, empresa a la que pertenece, fechas de acceso, consumo de créditos de IA y de almacenamiento.
• Facturación: datos del pagador y de la transacción necesarios para cobrar la suscripción.
• Soporte: lo que el usuario nos escribe.

Inocudata no solicita datos sensibles a sus usuarios.

4. Finalidades

1. Crear y administrar la cuenta del usuario y de su empresa, y verificar su identidad al iniciar sesión.
2. Verificar el número de celular con un código de un solo uso al registrarse.
3. Prestar el servicio contratado: registrar, consultar y generar reportes de los procesos de la planta.
4. Cobrar la suscripción, emitir facturas y llevar la contabilidad exigida por la ley.
5. Enviar por correo comunicaciones sobre la cuenta: cambios del servicio, vencimientos, seguridad y facturación.
6. Responder solicitudes de soporte.
7. Medir el consumo de créditos y almacenamiento de cada empresa para aplicar los límites de su plan.
8. Detectar y prevenir accesos no autorizados y usos que violen los términos del servicio.

Inocudata no vende datos personales, no los comparte con otras empresas cliente y no los usa para entrenar ni ajustar modelos de inteligencia artificial.

5. Encargados, transmisión internacional e inteligencia artificial

Para prestar el servicio, Inocudata transmite datos a estos encargados, que los tratan solo por nuestra cuenta:

• Google Cloud (Cloud SQL, Cloud Storage, Identity Platform): alojar la base de datos, los archivos y las credenciales, en {{PENDIENTE_DATO_REAL}}.
• Google Cloud Vertex AI (modelos Gemini): generar sugerencias y asistencia dentro de la plataforma, en {{PENDIENTE_DATO_REAL}}.
• {{PENDIENTE_DATO_REAL}} (pasarela de pago): procesar los pagos.

Los datos se almacenan y procesan fuera de Colombia. Google actúa como encargado bajo su Anexo de Tratamiento de Datos y se obliga contractualmente a no usar los datos para entrenar modelos.

Cuando un usuario usa las funciones de inteligencia artificial, se envían al modelo solo los datos necesarios para la tarea, sin datos de trabajadores ni de salud. Google puede conservar temporalmente algunas solicitudes, por un máximo de {{PENDIENTE_DATO_REAL}}, solo para prevenir usos abusivos, y luego las elimina.

6. Derechos del titular

Como titular, usted puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Inocudata.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a soporte.inocudata@gmail.com indicando su nombre, número de documento, la solicitud y un correo de respuesta. Si actúa por otra persona, adjunte el poder o el documento que lo acredite.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respuesta en máximo 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, le informamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 14).
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento): si el reclamo está incompleto, le pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido. Respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo, prorrogables 8 días hábiles avisándole el motivo (Ley 1581 de 2012, art. 15).

Responsable de la atención: {{PENDIENTE_DATO_REAL}}.

8. Conservación y supresión

• Cuenta y uso: mientras la cuenta esté activa y 3 meses después del retiro de la empresa, para permitirle exportar su información.
• Facturación y contabilidad: 10 años, por exigencia del Código de Comercio.
• Soporte: {{PENDIENTE_DATO_REAL}}.

Cumplido el plazo, los datos se suprimen de nuestras bases. Las copias de respaldo de Google Cloud se eliminan en los plazos de su anexo de tratamiento de datos.

9. Seguridad

Los datos de cada empresa están aislados de los de las demás. El acceso exige autenticación, se controla por roles y se cifra en tránsito y en reposo. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, notificamos a las empresas afectadas dentro de las 48 horas siguientes a su detección y, cuando exista riesgo para los titulares, a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Menores de edad

La plataforma está dirigida a empresas. Inocudata no recolecta a sabiendas datos de menores de edad como usuarios.

11. Cambios y vigencia

Los cambios sustanciales de esta política se informan por correo a los usuarios antes de aplicarlos. Si cambia una finalidad, pediremos nueva autorización. Las bases de datos estarán vigentes mientras Inocudata preste el servicio.